Hjælp til foreningsarbejde
I en frivillig forening er det vigtigt, at medlemmerne arbejder med samme mål og at der er en sammenhæng mellem aktiviteter og økonomi. For at dette til at fungere arbejder en organisation typisk med ni redskaber, som gør det nemmere at styre organisationen:
Vedtægterne er foreningens grundlov og på en måde også foreningens skelet. Vedtægterne til en forening bliver sjældent lavet om og især ikke afsnittet om foreningens formål. Tit beskriver vedtægterne rollefordelingen mellem den valgte ledelse (bestyrelsen) og den ansatte ledelse (sekretariatslederen) samt rollefordelingen mellem bestyrelse og udvalg.
Værdiprogrammet tager udgangspunkt i foreningens aktuelle aktiviteter, medlemmer, ideer og holdninger og sætter det i forhold til foreningens overordnede formål.
Forretningsordenen beskriver konkret, hvordan rollefordelingen ser ud mellem bestyrelsen og sekretariatsledelsen samt mellem bestyrelsen og udvalg. Forretningsordnen beskriver også krav til tidsfrister, bilag og afstemningsregler.
Arbejdsplanen sætter de overordnede politiske rammer for organisationens arbejde i et år. Arbejdsplanen vedtages af organisationens delegeretmøde, landsmøde eller generalforsamling.
Budgettet sætter de økonomiske rammer for organisationens arbejde for det kommende år. Budgettet godkendes af organisationens delegeretmøde, landsmøde eller generalforsamling. Forretningsudvalget reviderer budgettet hvert kvartal.
Evalueringer bliver ofte lavet i forbindelse med større projekter eller aktiviteter. Det kan for eksempel være i forbindelse med afrunding af et større projekt med stor ekstern finansiering fra EU eller Danida. Evalueringen kan ske internt i foreningen og være som opsamling af erfaringer med projektet. Evalueringen kan også ske eksternt, hvor uafhængige konsulenter foretager en analyse af projektet. Det er vigtigt, at evalueringen er fremadrettet og fokuserer på, hvordan foreningen gentager de gode ting og undgår at gentage fejlene.
Handlingsplanen er en liste over planlagte aktiviteter i de to år, arbejdsprogrammet gælder. Handlingsplanen godkendes af bestyrelsen med input fra sekretariatet, de stående udvalg og arbejdsgrupperne. Handlingsplanen udarbejdes for to år og revideres hvert halve år, indtil et nyt arbejdsprogram bliver vedtaget.
Regnskabet nævner de begivenheder, som har haft økonomiske konsekvenser for organisationen. Regnskabet godkendes af organisationens delegeretmøde, landsmøde eller generalforsamling.
Årsberetningen ser tilbage på, hvad der er sket i foreningen i det forgangne år i forhold til eksempelvis aktiviteter, medlemmer og politiske holdninger. Årsberetningen evaluerer også året i forhold til arbejdsprogrammet og handlingsplanen og laves både mundtligt og skriftligt, Begge beretninger godkendes af organisationens delegeretmøde, landsmøde eller generalforsamling.
