Sekretariatskoordinator til Ventilen Danmark
Ventilen Danmark søger en sekretariatskoordinator, der kan arbejde systematisk og servicemindet med at understøtte hverdagen på vores kontor i København NV.
Deltid
09-06-2025
Thoravej 13, 3. sal, 2400 København
I Ventilen arbejder vi for, at ingen unge skal føle sig ensomme. Det gør vi blandt andet gennem vores 25 tilbud til unge rundt om i landet og gennem undervisningsforløb, workshops og opkvalificering af fagfolk. For at kunne det, skal rammerne for vores kontor
fungere.
Som sekretariatskoordinator bliver du en vigtig nøglemedarbejder, der sikrer, at både interne administrative procedurer er velsmurte, at frivillige og eksterne henvendelser mødes med smil, hjælpsomhed og effektivitet, og at de praktiske rammer omkring vores sekretariat er i orden.
Hvorfor skal du søge stillingen?
- Din hverdag bliver varieret med en blanding af praktiske opgaver, administrative system-opgaver og kommunikation med mennesker, der henvender sig til Ventilen.
- Du bliver den første stemme i røret for mange af dem, der henvender sig til os for at få hjælp eller viden om ensomhed. Du skal ikke yde rådgivning, men du vil blive klædt på til at håndtere de forskellige henvendelser – især de svære samtaler.
- Du bliver en værdifuld og uundværlig hjælp for alle dine kollegaer og vores mange frivillige – og du vil hver dag være årsag til, at de føler sig hjulpet.
- Du bliver del af en ung arbejdsplads med god trivsel og med dedikerede og dygtige medarbejdere, og frivillige der er drevet af at gøre en forskel for ensomme unge.
Om stillingen
Dine opgaver favner bredt og omfatter bl.a.:
- Besvarelse af henvendelser på Ventilens hovedmail og -telefon og videresende henvendelser til de rette kollegaer og frivillige
- Oprettelse og vedligeholdelse af frivillig- og medlemsdata i vores CRM-system og i Google, som vores frivillige bruger til intern fildeling og mail.
- Håndtering af kontingentbetalinger og afstemning af betalinger mellem CRM-system, bank og Online Fundraising
- Let bogføring, fakturering og godkendelse af betalinger i banken i samarbejde med vores økonomimedarbejder
- Lagerstyring og håndtering af forsendelser (fx pakke og udsende materialer i forbindelse med seminarer for fagfolk m.m.)
- Håndtering af IT og ansvarlig for kontakt til vores eksterne IT-support
- Assistere kollegaer i praktiske opgaver omkring møder og arrangementer
- Ansvarlig for de praktiske rammer på vores sekretariat.
Om dig
For at lykkes i stillingen er det en forudsætning, at du er systematisk og får opgaverne fuldt til dørs – og at du kan veksle mellem de helt lavpraktiske og mere komplekse administrative opgaver – og trives med det.
For de administrative opgaver i stillingen er det vigtigt, at du har forståelse for at arbejde med data på en konsistent og systematisk måde. Det er en fordel hvis du har arbejdet med CRM-systemer før.
Derudover lægger vi vægt på, at du:
- har blik for detaljer og handler på dem, hvis de springer i øjnene
- er selvkørende og nyder, at du selv har ansvaret for, at dine opgaver bliver løst bedst muligt og til rette tid
- er empatisk og har mod på at tage telefonen – uden at vide om personen i den anden ende er en sårbar ung, en bekymret forælder eller en telefonsælger.
- er stærk i dit skriftsprog og hurtig på tastaturet – og kan finde den rette tone både til en frivillig på 19 år og en fondsdirektør, der skriver til os.
- er fuldbefaren bruger af Office-pakken og stærk i Excel
- har flair for tal, udregninger og økonomi og er vant til at arbejde i flere forskellige systemer
Ansættelsesvilkår
Du får et job i en ambitiøs organisation med dygtige kolleger og højt til loftet. Vi går på arbejde for at gøre en forskel - og vi har 275 unge frivillige som medspillere.
Du bliver del af vores Team for Administration og Økonomi og refererer til Ventilens sekretariatsleder.
Vi forestiller os en stilling på ca. 30-32 timer om ugen. Kontrakt og løn forhandles med udgangspunkt i dine kvalifikationer. Vi er ikke lønførende, men supplerer med fleksibilitet og betalt frokostpause.
Din arbejdstid ligger som udgangspunkt på sekretariatet i vores telefontid på hverdage mellem kl. 10-15. Men som frivilligdrevet ungdomsorganisation lægger vi også indimellem timer om aftenen og i weekenden. Til gengæld flexer vi på andre tidspunkter.
Arbejdet kommer til at foregå på vores sekretariat i Nordvest i København – men der kan indimellem være møder og aktiviteter andre steder i landet.
Yderligere oplysninger
Vores hjemmeside fortæller det meste om os som organisation – så klik endelig ind på www.ventilen.dk og læs mere. Hvis du har spørgsmål til stillingen, kan du kontakte vores sekretariatsleder Karen Vestergård Jacobsen på mail karen@ventilen.dk eller tlf. 30 14 90 34.
Ansøgning og ansøgningsfrist
Ansøgningsfristen er den 9. juni 2025. Vi holder første samtaler den 16. juni og 2. samtaler den 18. juni. Stillingen ønskes besat pr. 1. august 2025. Send en ansøgning og CV som én samlet fil til job@ventilen.dk. Du skal skrive ”Sekretariatskoordinator” i emnefeltet.
Vi glæder os til at høre fra dig!
