Møder og mødeledelse
At være dygtig til at afholde gode møder er ofte en undervurderet disciplin. Det er en skam, da et godt møde har en positiv effekt på gruppens følgende arbejde og tilhørsforhold.
Et godt møde foregår i en hyggelig stemning og med en mødeleder, der på forhånd har gjort sig bevidst, hvad man skal nå på mødet og derfor fører gruppen eller teamet gennem mødet, så man når omkring de vigtige punkter.
Der er en del overvejelser, der skal gøres før et møde afholdes. Her er en to-do liste med de mest gængse ting
Dato og sted
Overvej hvilke lokaler I skal brug og skaber de en god ramme? Få meldt mødet ud i god tid og send fx en reminder en uge før mødet.
Dagsorden
Overvej, hvordan I sammensætter en dagsorden. Det er godt at få medlemmer til at tænke med over punkter i dagsordenen – det giver ejerskab. Har i en fast skabelon eller burde i have det? Overvej hvad det er vigtigst at bruge tid på og sæt det øverst på dagsordenen.
En overskuelig dagsorden et let forståelig, tidsafgrænset og kategoriserer hvert punkt f.eks. kan kategoriseringer være: TO = Til orientering. TD = Til diskussion/debat. TB = Til beslutning. På denne måde er det klart for alle før mødet, hvad de forskellige punkter indebærer.
Andre ting, man skal overveje, når en dagsorden sammensættes:
- Alle relevante emner skal have et punkt – vær opmærksom på altid at forholde jer til ”Siden sidst”
- Alle punkter skal have en tovholder
- Alle punkter har en tidsramme fastsat af mødeleder efter ønske fra tovholder
- Tovholder kan med rette være mødeleder under punktet
- Er der noget, som man skal læse på forhånd, for at være forberedt, så send også dette ud i god tid
- Sæt ikke flere punkter på dagsordenen end der er tid til
- Tommelfingerregel: Udvikling skal som minimum fylde 50 % af dagsordenens punkter og drift skal maksimum fylde 50 %. Udviklingspunkter – brug kreative mødeformer. Driftspunkter – få dem banket hurtigt af!
- Overvej om dagsorden skal indeholde en særskilt to-do og/eller beslutningsliste i bunden af dokumentet, så alle kan orientere sig om, hvad man vedtog og hvad man aftalte der skulle gøres inden næste møde.
Referatet fra sidst
Det er vigtigt som mødeleder, at man har orienteret sig i referatet fra sidste møde og ser om der er ting, der skal følges op på. Hvis der er det, så overvej om det skal skrives på dagsordenen eller om det kan ordnes under punktet ”siden sidst”.
Begyndelse af mødet
Starten på et møde er et betydningsfuld tidsrum, hvor man som mødeleder har mulighed for at sætte et positivt aftryk på det resterende møde. Som mødeleder kan man overveje følgende:
Ankomsten:
Vær tilstede i god tid, så rummet kan indrettes passende før start. Skal der være kaffe, frugt, drikkevare osv. klar?
Velkomsten:
Byd glad velkomment og være imødekommende. Lav gerne en ‘tjek ind runde’, dvs. at hver enkelt kort fortæller (max. 1 minut) om 'hvordan det går' eller hvad man har lavet siden sidst.
Vores formål med at mødes:
Folk glemmer forbløffende hurtigt, hvorfor vi mødes. Derfor er det en god idé engang imellem at minde om formålet.
Dagsorden:
Fremlæg dagsordenen, så alle er klar over, hvad der skal nås på mødet. Gennemgå også, hvornår mødet slutter, hvornår der er pauser og vær åben for mulige ændringer
Valg af ordstyrer/mødeleder og referent:
Sørg for at vælge ordstyrer og referent før mødet går i gang. Ordstyrer tilfalder typisk mødelederen eller formanden, men overvej om det skal gå på skift og hvilken effekt det vil have. Ved valg af referent og ordstyrer kommer der et tydeligt skifte fra ”ankomst til mødet” til begyndelse af mødet.
Under mødet
Der beskrives her to roller henholdsvis mødeleder og ordstyrer. De kan være den samme person, men det kan også være to personer eller skiftende personer mellem tovholdere for hvert punkt. Som mødeleder skal man være opmærksom på følgende:
- Vær fleksibel sådan at gode idéer/tanker kan diskuteres igennem, imens der er momentum - men vær opmærksom på tiden og andre vigtige punkter.
- Vær leder for hele mødet, sådan at der ikke tales om ting, der er irrelevante eller som er for detaljerede eller som ikke står på dagsordenen.
- Samarbejd med referenten. Sørg for en klar opgavefordeling + deadlines. Det er vigtigt at få idéer, ”hvem gør hvad og hvornår” med i referatet ellers bliver mødet til en masse intentioner og idéer, som ingen følger op på. Pointen med referatet er, at den enkelte efterfølgende kan læse det igennem og dermed mindes om mødets aftaler og beslutninger. Vil man være sikker på at alt er med, så læs referatet op når mødet er slut.
Som ordstyrer skal man være opmærksom på følgende ved hvert af dagsordenens punkter:
- Præsentation af punktets titel og endemålet med punktet
- Kort introduktion af punktets indhold af ordstyrer eller tovholder for punktet
- Spørge ind om der er kommentarer, opklarende spørgsmål eller behov for diskussion
- I tilfælde af diskussion styres debatten af ordstyrer
- Et punkt skal føres til afslutning på en tilfredsstillende måde for alle mødedeltagere
Afslutning af mødet
Afslutning er det, man som bestyrelse eller gruppe ofte har kortest tid til, men afslutningen af mødet har stor betydning for arbejdet mellem møder. Derfor er det vigtigt som mødeleder at være opmærksom på følgende:
- Sæt tid af til en ordentlig afslutning i dagsordenen
- Afslut mødet på ca. aftalte tidspunkt
- Lav en kort opsamling på hvad der er blevet gennemgået og nævn datoen for næste møde
- Gennemgå referat og spørg om tilføjelser
- Overvej en runde med ”tjek ud”, hvor alle siger et par ord, om deres oplevelse af mødet
- Tak for god energi og deltagelse
Vær opmærksom på om der er medlemmer, der skal informeres om beslutninger før referatet sendes ud til hele foreningen.
Opfølgning kan foregå på næste møde, men det kan også ske mellem møde via mail eller andre kommunikationsformer. Der er ofte højt momentum efter et møde. For at dette momentum ikke glider ud, er det derfor vigtigt at mødelederen følger op på de aftaler, der blev indgået på mødet. Derfor er det vigtigt at mødeleder:
- Sender en tak for mødet mail ud med dertilhørende to-do-lister og beslutninger
- Minder medlemmer om at læse referatet
- Følger op på opgaver og beslutninger aftalt under mødet
DUF afholder løbende arrangementer og uddannelser om ledelse og bestyrelsesarbejde. Se vores bestyrelsesskole eller kommende arrangementer for relevante uddannelser.
