Tips og tricks til god online facilitering
Skrevet afJonas Sidenius
Online undervisning og workshops i Teams, Zoom og Hangouts er efterhånden velkendte for de fleste. Men god planlægning, god facilitering og brugen af nye værktøjer, kan give noget ekstra til det online format, og skabe gejst blandt de frivillige. I denne artikel vil du finde konkrete tips og tricks til den gode online facilitering.
Tips til forberedelsen
Meget af det, der virker ved fysiske møder, virker også virtuelt. Nogle elementer er dog endnu vigtigere, når arrangementer skal foregå online. Eksempelvis er det centralt, at arrangementet har et klart formål, en velbeskrevet dagsorden, god tidsstyring undervejs samt høj grad af deltagerinvolvering. Tænk derfor de samme ting igennem, som du ville i forberedelsen af et fysisk møde.Når du skal i gang med at forberede et virtuelt arrangement, kan du med fordel lade dig inspirere af nogle af vores tips nedenfor.
- Invitér 1-2 personer fra frivilliggruppen til at hjælpe til med at forberede og afholde det virtuelle arrangement. En ’teknisk hjælper’ kan være en uvurderlig støtte – også ved mindre arrangementer med få deltagere.
Er det ikke muligt, så kan det også være en god idé at bede en mødedeltager om at hjælpe til – eksempelvis med at følge med i chatten, strukturere grupperum eller lign. - Forbered en udførlig drejebog med en klar og realistisk tidsramme for hver del af arrangementet. Nederst på siden kan du se en vedhæftet drejebog, som du kan bruge som inspiration.
- Når du sender invitationen til aktiviteten, så bed gerne deltagerne om at komme mindst 5-10 minutter før, så de kan nå at skifte navn og løse eventuelle tekniske udfordringer inden I starter.
- Hvis muligt, inddel da arrangementet i korte sekvenser á max 10-15 minutters varighed, så der efter hver 10. eller 15. minut sker noget nyt, hvor deltagerne bliver aktiveret – eksempelvis med en energizer, en afstemning, gruppearbejde eller bare en kort pause. Ved at bruge forskellige metoder (oplæg, gruppearbejde, individuelt arbejde, energizers mv.) og på den måde sikre variation, vil du forhåbentligt også opleve, at deltagerne er mere fokuserede og engagerede.
- Send gerne en ”Vi ses snart”-mail i god tid med Zoom-link, eventuelle materialer og andre ting, der kan være gode at dele med deltagerne forud for mødet. Det kan fx være at opfordre deltagerne til at sætte sig behageligt til rette, indkøbe nogle gode snacks og have en notesblok ved hånden.
- Afholder du et større arrangement, hvor du har mulighed for at lægge en ekstra indsats, kan det være en idé at sende deltagerne workshopmateriale, papir, tuscher, snacks, et brev og andre remedier med posten. Udover at vinde en masse gode point hos dine deltagere, så vil mange af deltagerne nyde også at kunne bruge fysiske materialer som led i et arrangement. Der kan også indgå sjove materialer som fx party-hatte, balloner eller andet der gør arrangementet festligt.
- Er det et heldagsarrangement, indlæg da – udover de hyppige pauser – en lang frokostpause i programmet (mindst 45 minutter og gerne 1 time), hvor deltagerne desuden opfordres til at holde en pause fra at kigge ind i skærmen
Inspiration til det gode øvelser og faciliteringsgreb
Nedenfor vil vi beskrive nogle forskellige øvelser og ’faciliteringsgreb’, som du kan lade dig inspirere af.
Gruppeøvelser
Ligesom ved fysiske workshops, er virtuelle gruppeøvelser en virkelig god måde at få aktiveret deltagerne på. Og som tommelfingerregel er det en god idé at bruge grupperum, når der er mere end 8 deltagere. Desto flere deltagere jo mindre plads er der for, at den enkelte kan deltage. Gruppeøvelser giver derfor mere plads til gode snakke og til at få udfoldet de mange tanker og idéer, som mange deltagere sidder med. Planlæg derfor så mange gruppeøvelser, der er mulighed for og som samtidig er meningsfuldt for dit arrangement.
Det kan være svært som facilitator at vide, hvordan det er gået i de forskellige grupperum, også selvom du efter øvelsen laver en opsamling i plenum. Har gruppen svaret på spørgsmålene efter den halve tid? Har nogle deltagere siddet med slukket kamera? Eller kunne de sagtens have brugt den dobbelte mængde tid? Det varierer ofte. Du kan som facilitator vælge at besøge de forskellige grupperum under længere gruppearbejde for at tjekke op på om gruppen ved hvad de skal. Advar dog altid grupperne på forhold, hvis du har tænkt dig at besøge dem undervejs, ellers kan det virke forstyrrende, når en facilitator pludselig dukker op i grupperummet.
Faciliter øvelserne!
Udover at overveje, hvilke spørgsmål, deltagerne skal reflektere over og besvare, bør du også overveje, om svarene skal nedfældes. Nogle gange er det fint, at der ikke altid skal tages referat, men andre gange er det fedt, at svarene er skrevet et sted. Zoom-chatten er et oplagt sted til korte opsummeringer. Arbejder I med øvelser eller opgaver som kræver, at gruppen skriver mere, kan det være en god idé at gøre brug af eksterne platforme som Google Docs
eller virtuelle whiteboards. Det virker godt, men kræver lidt forberedelse fra din side og en introduktion af programmerne til deltagerne. Tjek fx Google Jamboards, som er gratis og nemt at gå til (læs mere herom i artiklen Styrk faciliteringen med online værktøjer).
Væk fra skærmen
Hvis du gerne vil have deltagerne til at lave en længere refleksionsøvelse (min. 10-15 minutter) i grupper, hvor det ikke er nødvendigt at tage referat eller skrive noter, kan det være et fint tidspunkt at få deltagerne lidt væk fra skærmen. Send da deltagerne i grupper eller bed dem ringe hinanden op og opfordre dem til at gå en tur, mens de laver refleksionsøvelsen. Det kan også være, at I aftaler at slukke skærmen og gå væk fra computeren, mens deltagerne laver en individuel øvelse, hvor de fx skriver eller tegner på papir inden I mødes igen.
Hvad synes I?
Hvis du gerne vil aktivere deltagerne på en kreativ og hurtig måde, hvor de får mulighed for at give deres mening til kende, er der mange måder at gøre det på.
- Opret en afstemning via Poll-funktionen på Zoom.
- Lav en spektrumøvelse som den vist på billedet til højre. Del din skærm i Zoom og bed da deltagerne om via Annotate-funktionen i Zoom (se guide) at tilføje et symbol det sted på linjen, der afspejler deres ståsted (virker annotate-funktionen ikke, kan man evt. bruge chatten og skrive et tal fra 1 til 10.
- Ved en Ja/nej- eller enig/uenig-afstemning kan man bruge kameraet. Stil deltagerne et ja/nej-spørgsmål eller præsenter et udsagn, som man skal erklære sig enig eller uenig i (Tændt kamera= Ja/enig – Slukket kamera= Nej/uenig) eller brug ja/nej funktionen i zoom.
Energizers – Gør det sjovt!
Selvom mødet foregår online, kan I stadig sagtens lave energizers, der både er med til at give energi til deltagerne, men som også kan det stillesiddende onlineformat og skabe variation til mødet.
Gæt og grimasser: Facilitator sender et ord til 2-3 deltagere i onlinemødet, der skal mime det for de andre. Hvis I har en stor gruppe deltagere, kan I også dele gruppen op i to så de dyster mod hinanden.
Farvejagt: Hent en ting med en bestemt farve. Facilitator siger en farve, og så skal deltagerne hurtigst muligt hente en ting, der passer til farven.
Morgengymnastik: Sæt musik på og lav fælles gymnastik, hvor I skiftes til at vælge en bevægelse, som I alle laver i fællesskab.
1 minuts bevægelse: Rejs jer op, lav nogle gode strækøvelser og blide bevægelser til den stive kontorkrop. Denne ultrakorte energizer er god, hvis du kan mærke, ’rummet’ er lidt dødt og deltagerne har brug for et hurtigt skud energi.
Just Dance: 1) Find en vilkårlig Just Dance-video på YouTube, 2) Tryk play, 3) del skærm OG lyd, 4) Bed alle have kameraerne tænd, 5) Sæt gang i dansen!
Hvem er hvem? Vælg en deltager som skal gætte og en deltager som udvælger den der skal findes frem til. Deltageren som skal vælge den der skal findes frem til, må ikke sige hvem de har valgt. Alle undtagen de to udvalgte deltagere slukker deres mikrofoner. Deltageren som skal gætte, stiller spørgsmål for at indsnævre feltet. Et spørgsmål kan være: “Er det en mand?” Hvis svaret et nej, slukker alle mandlige deltagere deres webcam. Sådan fortsætter legen indtil der kun er den deltager tilbage som er den udvalgte.
Quiz: Brug fx Kahoot til at lave en quiz om deltagerne, om det I snakker om, eller noget helt tredje.
Lav en historie: Den klassisk historie-leg, hvor hver deltager finder på den næste sætning i historien, fungerer også godt i et online format. Denne leg er god til at sætte fantasien i spil og tvinger deltagerne til at lytte til hinanden og respondere på det der bliver sagt.
Tænd/sluk kameraet
Når vi holder virtuelle arrangementer, beder vi typisk deltagerne om, at de har deres kameraer tændt gennem et helt arrangement – dog med undtagelse af pauserne, selvfølgelig. På den måde kan vi bevare en langt bedre grad af føling med deltagerne, end hvis kameraerne er slukket.
Skal du afholde et virtuelt arrangement, der indeholder længere oplæg, oplæsninger eller lytning til podcasts, hvor involvering af deltagerne ikke er centralt og som ikke kræver brug af PowerPoint-præsentationer? Så kan det faktisk også være en fin idé at give deltagerne mulighed for at slukke kameraerne og evt. også logge på mødet via telefonen for en stund, så de kan tage mødet med i ørerne, mens de laver mad, går en tur eller slapper af på sofaen.
Få alle i tale – Tjek-ind og Tjek-ud
Mange har oplevet at det kan være svært at tage ordet til en virtuel workshop med mange deltagere. Det stiller derfor krav til dig som facilitator, at gøre det trygt at få alle deltagere i tale og dermed involveret i workshoppen. Vær derfor tydelig omkring, at du ønsker aktiv deltagelse. For at sikre et minimum af deltagelse fra alle deltagere, kan det derfor være en god idé både at lave en fælles tjek-ind og tjek-ud. Ved at lave en fælles tjek-ind kan deltagerne præsentere sig selv og svare på et spørgsmål, og ved tjek-ud, kan deltagerne sætte et par ord på, hvad de har fået ud af mødet.Får du deltagerne på banen tidligt i workshoppen er det ofte lettere at få folk til at deltage gennem resten af programmet. Send gerne en talerliste ud i chatten, så deltagerne kan se, hvornår de skal tage ordet. Hvis I har knapt med tid til sidst, kan tjek-ud-øvelsen også laves som en afstemning eller ved at deltagerne svarer på nogle spørgsmål i chatten, på Mentimeter eller på anden vis.
Omfavn og tal om tavsheden
Selvom du laver tjek-ind eller en tjek-ud til dit arrangement for på den måde at få dine deltagere aktiveret i plenumdebatter, så ændrer det dog ikke på, at det for mange kan være svært at tage ordet, når der stilles et spørgsmål i plenum – også sværere, end det er tilfældet ved fysiske arrangementer. Derudover tager det tid at tænde og slukke mikrofonen, når man ønsker at tale. Derfor er det en god idé, at du – når du stiller spørgsmål – giver deltagerne rigeligt med tid til at svare og venter på eventuelle svar og inputs i ca. 10-15 sekunder (det føles som lang tid), inden du går videre til næste punkt. Du kan naturligvis også opfordre enkelte deltagere til at dele deres inputs. Vær dog opmærksom på, hvordan du gør dette så det ikke virker ubehageligt for deltagerne. I de tilfælde, hvor alle deltagerne ikke kender hinanden, kan det være en god idé at italesætte, at du ved, det kan være overvældende at tage ordet i et virtuelt plenumrum bestående af mange ukendte mennesker, men at du håber, at folk at lyst til at deltage i debatten.
