5 gode råd til virtuelle møder med video i foreninger
17-03-2020
Coronavirus har ramt Danmark, og vi skal holde os fra fysisk kontakt med hinanden, hvilket har betydet, at alle aktiviteter i det offentlige såvel som i mange foreninger rundt i hele landet er lukket ned. Mange af os vil dog stadig gerne mødes, så her kommer fem gode råd til, hvordan I kan mødes virtuelt, og hvordan du kan blive en god virtuel mødeleder.
Virtuelle møder er selvfølgelig noget helt andet end et fysisk møde, men det rummer nogle muligheder for at gøre møder både kortere og effektive, mens de stadig er fyldt med energi. Det erstatter ikke den fysiske kontakt og nærværet er ikke det sammen, men intensiteten kan godt være høj, og det er DUFs håb, at nedenstående fem råd kan fremme dette. De værste møder – både fysisk såvel som online – er dem, hvor mange deltagere zoomer ud og er fraværende.
5 gode råd
Nedenstående fem gode råd er til dig, der er mødeleder. I mange foreninger er man i forvejen dygtige til virtuelle møder både uden og med video, og artikeln er skrevet på baggrund af erfaringer fra mange af de foreninger. Tak til jer!
1. Virtuelle møder kræver styring
Når vi mødes fysisk, er det lettere med spontane indfald og løs samtale, fordi vi selv kan rette vores blik derhen, hvor vi vil og dermed reagere på andres kropssprog. Men når vi mødes virtuelt, kan vi ikke få alt med, fordi vores udsyn er styret af hver enkelt mødedeltagers kamera eller også må vi ”nøjes” med hinandens stemmeføring at navigere efter. Det kræver derfor, at man som mødeledere styrer mødet – særligt talerækken og dagsorden. Jo flere mødedeltagere man er, jo mere kræver det af mødelederens overblik og styring. Styringen foregår ved at sige deltagernes navne højt, når det er deres tur og hele tiden referere til, hvor I er i dagsorden. Det kan virke kunstigt og ”overstyret”, men det virker godt, hvis alle samtidig bliver spurgt ind til deres meninger og holdninger, så alle får muligheden for at være med. Når mødelederen tager styreringen, gør det, at deltagerne ikke kommer til at tale ind over hinanden og bliver frustrerede. Når mødedeltagerne oplever styring, bliver de trygge og disciplinerer sig selv i forhold til dagsordenen, så I når det hele og alle kommer på banen.
TIP: Hvis mødet er med over seks deltagere, har en af kollegerne i DUF gode erfaringer med at have en navneliste over mødedeltagerne hvor hun noterer, hvem der siger noget, så man husker alle.
2. Brug chat sammen med video og lyd
I mange foreninger vil mange gerne tale meget. Det kan derfor være svært at holde styr på mødet og bevare overblikket, så alle er med, hvis mange skal sige noget. Her er det en fordel at bruge en chatfunktion ved siden af jeres video- eller lydsamtale. Chatten kan være det sted, hvor folk markerer, at de gerne vil have ordet eller skriver en kort kommentar som fx thumbs-up som markering af ”jeg er enig” eller ”det har jeg forstået”. Chatten kan også bruges til at stille yderligere spørgsmål til det, der bliver sagt uden at man behøver afbryde den, der taler. I webinarer med mere end syv deltagere har det været brugbart med chatten som det sted, hvor folk kunne stille spørgsmål til det, der blev sagt. Når det passer ind, læser mødeleder spørgsmålet højt for alle og besvarer det selv efterfølgende.
TIP: Hvis I er mange, så bed deltagerne om at ”mute” deres mikrofon, når de ikke taler, så undgår i unødig baggrundsstøj.
3. Forberedelse er nøglen til et godt møde
Både når det gælder teknik og dagsorden, er det afgørende, at der er styr på det inden mødet. Virtuelle møder er mindre fleksible end fysiske møder, og derfor kan det være en god ide at bede mødedeltagere om at teste teknikken inden i mødes, så I ikke bruger de første 5-10 minutter med at få styr på lyd, forbindelse og video. Samtidig er en tydelig dagsorden vigtig for at mødedeltagerne kan følge med i mødet. Mange programmer med video har en ”vis skærm” funktion, hvor man kan vise din skærm til alle i stedet for videoen. Det er særlig effektivt, hvis mødeleder skal formidle viden til folk, og mødelederen vil sikre sig, at alle mødedeltagere ser det samme på samme tid.
Det er vigtigt, at mødelederen tager ansvar for at alle er til stede og markerer, hvornår mødet går i gang.
TIP: I indkaldelsen til mødet kan man skrive, at mødeleder er klar 10 minutter inden selve mødet, hvor så man kan hjælpe med teknik og ellers have small talk med dem, der kommer tidligt.
4. Tavshed er godt
I meget frivilligt arbejde motiveres vi af begejstring og lyst til at bidrage, men begejstring er ikke den samme, når alt foregår virtuelt. På virtuelle møder er den spontane begejstring svær – særligt hvis I er mere end tre personer i mødet og I meget let kommer til at tale ind over hinanden eller afbryde en anden. Derfor er det en fordel at afvente og give plads til 3-5 sekunder uden nogen siger noget. Det føles som virkelig længe, når man ikke kan se hinanden, men det kan give plads til et spontant indfald i mødet og samtidig sikre, at alle har fået sagt det, de vil sige. Tavsheden kan virke mærkelig, men i den mærkelighed er der gemt noget vigtigt; nemlig at noget afklares for mødedeltagerne eller at give plads til en vittighed eller et spontant indfald i den ellers stramme styring.
TIP: Hvis mødeledere har brug for ro et øjeblik eller overblik i forhold til dagsorden, så sig det gerne højt, så der kommer tid til at få styr på dagsorden eller samle op. Det kan give en sund pause i mødet.
5. Brug hoved og hænder
Virtuelle møder kræver, at vi bruger den del af vores krop, som man kan se meget tydeligere. De fleste tolker meget mere af ansigtsudtryk, stemmeføring, gestikulation og det rum, som deltagerne sidder i end vi normalt ville gøre. I stedet for at det kan forstyrre mødet, så kan eksempelvis en thumbs-up tommelfinger bruges aktivt som ”ja” eller et smil som ”det var sjovt” eller ”godt gået”. Tænkt over, at dit ansigt er eksponeret for de andre hele tiden, og det ofte er tydeligt, hvis vi gør andre ting på computeren undervejs i mødet, fordi man kigger koncentreret ind i skærmen. Nogle gange er virtuelle møder uden video også brugbart, fordi man lytter mere fokuseret, når man ikke også kan se. Video kan dog skabe begejstring og det er der mere og mere brug for, jo længere vi skal blive hjemme på grund af coronavirus.
TIP: En kollega i DUF har gode erfaringer med et hæve-sænkebord eller at stå op undervejs i mødet, da det fremmer koncentrationen samtidig med, at man får rørt sig lidt.
Teknologi:
Artiklen indeholder ikke gode råd om forskellige tekniske løsninger, selvom det er helt afgørende for at få gode virtuelle møder. I DUF bruger vi Skype og Microsoft Teams til at afholde videomøder, og det fungerer rigtig fint og stabilt. Også Zoom egner sig godt til processer/møder med flere mennesker, fordi man kan lave gruppearbejde undervejs i mødet.
