Fem gode råd til at arbejde med digitale værktøjer i samarbejdet om opgaver
I et karantæneramt Danmark, hvor frivillige finder fællesskabet i skyen, er digitale værktøjer alfa og omega for foreningslivets opretholdelse. I det kommende skriv forstår vi "digitale værktøjer", som webbaserede platforme, hvor man kan kommunikere, håndtere opgaver, lede projekter og dele filer.
Artiklen henvender sig til frivillige fra forskellige fællesskaber (ungdomsorganisationer, udvalg, bestyrelser, lokalforeninger, ungegrupper m.m.), som spiller en aktiv rolle i deres fællesskab. I kan brugde de gode råd i situationer, hvor I skal mødes online med andre frivillige planlægge et projekt, udvikle materialer eller afholde møder.
Fem gode råd
1. Brug et projektstyringsværktøj
I skal have et fælles værktøj, der giver alle der med i opgaven eller projektet et overblik over ressourcer, tidsfrister og opgavefordeling. I mange foreninger bruger vi e-mails, som det primære kommunikationsmiddel, men i dag findes der mange flere effektive og gode værktøjer til at styre sammen. Det kan være vanskeligt at formidle opgaveprioritering og ressourcefordeling gennem ved udelukkende at brug e-mail, fordi det samlede overblik over tidsplaner, arbejdskadence, kalenderhåndtering, kvalitetsstandarder og bidrag bliver uoverskueligt eller statisk. Her er nogle bud på de mest populære projektstyringsværktøjer, der kan gøre jeres samarbejde mere dynamisk:
Disse værktøjer tilbyder en visuel grænseflade, der kan bruges til at tildele opgaver, sætte frister og styre arbejdsgangen for hvert gruppemedlem.
Trello er mere ligetil end Asana, fordi tilbyder en hurtig brugergrænseflade, der organiserer projekter i cards, der kan indeholde et ubestemt antal opgaver. Hver opgave kan indeholde checklister, detaljerede beskrivelser, kommentarer, vedhæftede filer, etiketter og tidsfrister. Hvis du imidlertid leder efter mere omfattende projektstyringsværktøj, der er grafisk flot og brugervenligt opbygget, kan Asana være det rigtige for jer.
2. Få online møder i kalenderen
Et fællesskab, hvor I ofte orienterer hinanden og "tjekker in" på forskellige sociale medier eller på mail er bedre i stand til at fungere sammen, end et fællesskab med kommunikere meget lidt. Selv det bedste online værktøj kan ikke alene skabe tillid og holdånd, og derfor skal du løbende arrangere online møder, hvor disse platforme og værktøjer kommer i spil. Du kan også overveje at have faste møder i kalenderen, som f.eks. kan have en karakter af tjek-ind eller SCRUM-møder, hvor medlemmerne får mulighed for at give en personlig og professionel status. Et populært værktøj til online møder er Zoom, men der findes mange forskellige programmer, der er simple at gå til.
3. Orienter, orienter, orienter
Udover et online mødeværktøj, har du også brug for en online kommunikationsplatform, der holder alle på sporet. Et team eller en arbejdsgruppe har brug for løbende kommunikation og orientering af hinanden for at genererer idéer, udveksle løsningsforslag og komme i mål med projekter og opgaver. Et af de bedste værktøjer til dette er Slack. På trods af navnet, er det et af de bedste online værktøjer, du kan bruge til at maksimere produktiviteten og fremme gruppens holdånd. Slack giver brugerne adgang til at sende direkte beskeder såvel som kanaler, der muliggør specifikke samtaler. For eksempel kan du have separate kanaler til indholdsudvikling, sociale medier og administration for at holde chat trådene på plads. Slack giver dig også mulighed for at dele filer, foretage opkald og integrere andre organiseringsværktøjer.
4. Gem filer på skyen
Selvom Slack, Trello og en andre online samarbejdsværktøjer inkluderer en fildelingsfunktion, har I stadig brug for en fuldgyldig cloud-løsning, for at gøre dine data tilgængelige for alle. En fordel ved dette er, at I kan have et enkelt sted for alle dine filer og ikke behøver at lede efter bestemte samtaler eller chattråde. I dag er to af de førende skylagringsplatforme Google Drive og Dropbox. Selvom Dropbox har mange funktioner, tilbyder Google Drive mere lagerplads (15 GB mod kun 2 GB på Dropbox) på den gratis version, hvilket allerede er en enorm forskel. Google-apps hjælper også dit team med at få e-mails som name@domain.com og tilbyder online samarbejdsværktøjer som dokumenter, excel, Google hangout og så fremdeles. En fordel her kan være, at dit team allerede er vant til Gmail, og at komme i gang med Google-apps vil være en leg for dem.
5. Tag udgangspunkt i jeres nuværende vaner
I den sidste ende handler det om at prøve sig frem og finde ud af, hvad der virker for fællesskabet.Tag gerne udgangspunkt i eksisterende vaner og platforme i stedet for at skabe nogle helt nye. Vi er langt mere tilbøjelige til at bruge de platforme, som vi alligevel bruger til daglig, når vi skal samarbejde i skyen.
Hvor kan vi finde inspiration i øvrigt:
Det er vigtig at have GDPR reglerne for øje, når I arbejder med personfølsomme oplysninger. Se her for at læse mere:
