God kommunikation handler først og fremmest om at være skarp på, hvad der skal kommunikeres til hvem på de forskellige niveauer i jeres forening. Stil derfor jer selv spørgsmålet: hvad er vigtigt at vide for at kunne handle i overensstemmelse med vores værdier, retningslinjer og forventninger til det gode og trygge samvær? Vær også opmærksom på, at ikke alle har behov for den samme mængde viden:
Menige medlemmer og deltagere har brug for korte og letforståelige oplysninger, der indfører dem i foreningens værdier og spilleregler for det gode samvær, og hvordan man respekterer hinandens grænser på både digitale og fysiske mødesteder. Det er med til at tydeliggøre det fælles ansvar for at bidrage til en tryg og inkluderende foreningskultur. Derudover:
- Kommuniker klart og tydeligt, hvis der er specifikke relationer i foreningen, som man ikke tolererer – fx seksuelle forhold mellem frivillige ledere og deltagere eller særlige retningslinjer for relationen mellem voksne og børn.
- Det samme gælder for uønskede handlinger, som under ingen omstændigheder kan accepteres i fællesskabet såsom mobning, trusler, vold, uønskede berøringer, digitale krænkelser, etc.
- Alle medlemmer bør også vide, hvem de skal henvende sig til, hvis de selv eller andre bliver udsat for noget grænseoverskridende.
Hvad man må og ikke må i foreningen skal gerne formidles til alle nye medlemmer og derudover stå et lettilgængeligt sted, fx på jeres hjemmeside eller i en foreningshåndbog, som alle medlemmer har adgang til. Det samme gælder for retningslinjer og procedurer for at håndtere sager om grænseoverskridende hændelser, så alle har mulighed for at orientere sig i dem. Gør det evt. let at blive mindet om spillereglerne ved at hænge jeres ”god stil-aftaler” op et centralt sted i foreningen, så alle kan se dem.
Ledere og ansvarlige frivillige ved arrangementer har et særligt ansvar for, at alle arrangementer er trygge, at retningslinjer overholdes og for at varetage alle deltagernes sikkerhed. Udover den information de modtager som almindelige medlemmer, bør ledere og ansvarlige frivillige derfor have et indgående kendskab til:
- Foreningens samværspolitikker – både de retningslinjer, der gælder generelt i foreningen og ved særlige arrangementer.
- Foreningens beredskabsplaner. Det er vigtigt, at man som leder og ansvarlig frivillig ved, hvad man skal gøre, hvis der opstår en sag om brud på samværsreglerne, fx ved mobning, seksuelle krænkelser eller diskrimination. Hvad er fx proceduren for at modtage og behandle henvendelser?
- Viden om hvordan man kan man være en positiv rollemodel for andre ved arrangementet og forstå ens egen rolle og ansvar.
- Viden om hvordan man sætter klare grænser og forventninger til deltagerne, fx ved større begivenheder som sommerlejre eller årsmøder. Ledere og frivillige skal derfor have viden om, hvad grænseoverskridende og chikanerende seksuel adfærd er, og hvordan man sætter grænser for den type adfærd, hvis den opstår.
- Viden om hvordan man kan arbejde aktivt med at forebygge grænseoverskridende hændelser.
Alle de ovenstående punkter er nødvendige for at ledere og ansvarlige frivillige kan sætte klare rammer for det trygge og gode samvær i foreningen og sikre at alle handler hensigtsmæssigt, hvis nogen oplever at få overskredet deres grænser.
Det er ikke sikkert, at det hele skal kommunikeres i en envejskommunikation fra organisationen til ledere og ansvarlige frivillige. Det kontinuerlige forebyggende arbejde, som handler om at bygge en tryg kultur i foreningen, er en dialog, hvor ledere og frivillige bør inddrages i samtalen om hvordan den gode kultur udvikles i jeres kontekst. Husk derfor at skabe plads til løbende dialog, så nye medlemmer kan være med til at drøfte og forme de fælles spilleregler. Det er der flere gode grunde til:
- Først og fremmest er det med til at skabe bedre forankring og mere ejerskab for samværspolitikkerne, fordi medlemmerne selv er med til at definere de fælles spilleregler. Det er altid nemmere at overholde regler, som man selv har været med til at udstikke.
- En anden god grund er, at der kan være stor udskiftning blandt medlemmer og frivillige, og når der kommer nye ind i foreningen, får de måske øje på noget andet. I takt med at fællesskabet ændrer sig, kan der derfor opstå et behov for at tilføje eller justere noget i de fælles spilleregler.
Endelig gør den løbende dialog det muligt at lave fælles afklaringer og definitionsafgrænsninger, hvis noget er uklart i de nuværende spilleregler: Ved alle, hvad X og Y betyder? Er der ting, vi forstår på forskellige måder? Og mangler der noget i reglerne?
Nogle gange kan alt det, vi gerne vil som fællesskab, gå tabt i et overdrevet fokus på det, vi ikke må. En liste over forbud kan aldrig stå alene. Husk derfor også at definere, hvad man gerne må og hvad I ønsker at fremme i jeres fællesskab, så det hele ikke kommer til at handle om forbud. Det er vigtigt, at der også er fokus på alt det positive, der samler jer som fællesskab. Hvad betyder det eksempelvis at være en god kammerat hos jer? Hvordan sørger I for at tage godt imod nye medlemmer? Hvad er det, der kendetegner netop jeres fællesskab? Det er også med til at skabe tryghed at vide, hvad man GERNE må – og det kan virke lige så guidende for adfærden i en gruppe som forbud. Fremhæv gerne de handlinger, som I vil have medlemmerne i foreningen til at begynde at gøre – i stedet for et ensidigt fokus på alt det, som folk skal stoppe med eller ikke må.
Hvis jeres kommunikation skal gøre en positiv forskel for samværskulturen, så handler det også om at fremhæve de gode eksempler på at fællesskabet lykkes med den ønskede adfærd. Når noget fungerer godt, så husk at bruge det aktivt til at kommunikere den gode fortælling om jeres fællesskab: Hyld det gode kammeratskab, når nogen har gjort en forskel for et andet medlem. Eller fortæl den lokale leder, hvis I hører nogen rose hendes åbne og inkluderende måde at modtage nye medlemmer på.
Klar og målrettet information om, hvad der gælder og ikke gælder i jeres forening, er som sagt med til at minimere risikoen for, at der sker grænseoverskridende hændelser. For at få jeres kommunikation ud over rampen er det en god idé at tage højde for den rette timing og levering.
Løbende tiltag er bedre end engangsevents: Først og fremmest er det vigtigt, at oplæringen i jeres retningslinjer og samværskultur ikke bliver en engangsforestilling, men derimod er aktiviteter, der gentages år efter år. Tænk på talemåden ”mange bække små, gør en stor å” – dvs. at en masse små handlinger tilsammen kan få en stor betydning. Det samme er tilfældet, når I skal få jeres fælles spilleregler til at leve i foreningen. Det er vigtigere at have regelmæssige mini-kurser og små løbende snakke om retningslinjerne og kulturen for det gode samvær end at satse på et enkelt omfangsrigt oplæg en sjælden gang i mellem. En kort indføring i reglerne til hvert arrangement, en halv time om rolleforståelse og ansvar på hvert ledelsesseminar og kurser i beredskab inden hver sommerlejr og årsmøde vil sandsynligvis have større effekt over tid end store tiltag, der kun finder sted hvert andet år.
Der dukker hele tiden små vinduer op, hvor det er oplagt at gøre en ekstra indsats for at skabe opmærksomhed omkring jeres retningslinjer og/eller starte en dialog om, hvordan I er sammen som fællesskab på en god måde. Udnyt vinduerne til at sætte fokus på det gode samvær. Det gælder blandt andet:
- Når I byder nye medlemmer velkommen i foreningen. Her er det oplagt at tage én-til-én samtaler, udlevere et skriv, lave et fælles introevent – eller det hele på en gang. Brug gerne flere kanaler til at kommunikere, hvad der gælder i foreningen af fælles spilleregler og værdier for det gode samvær. Overvej fx at supplere al skriftlig information med små videoklip, så indføringen i foreningens samværskultur- og politikker bliver mere spiselig. Det behøver ikke være noget fancy. Måske et bestyrelsesmedlem, der kort forklarer jeres interne spilleregler – eller tre af jeres frivillige, der hver især sætter ord på, hvorfor det er vigtigt med et trygt samvær.
- Ved bestemte aktiviteter og arrangementer. Fx sommerlejre, generalforsamlinger, fester og lignende arrangementer. Her handler det om at gøre det synligt for alle, hvem de ansvarlige er – og hvem man går til, hvis man oplever noget ubehageligt eller utrygt. Samtidig skal de specifikke spilleregler for arrangementet tydeliggøres. Et godt tip er at indtænke det som en aktiv dialogøvelse i starten af ethvert arrangement (få mere inspiration her).
- Evt. et fast brush-up kursus minimum én gang om året. Få det ind i jeres årshjul og gør det til et tilbagevendende punkt at tage en snak om de fælles spilleregler, fx på et mini-kursus eller via en dialogøvelse, hvor I sammen reviderer de nuværende spilleregler og giver alle - både gamle og nytilkomne - mulighed for at få indflydelse på, hvad jeres forening forstår ved et godt og trygt fællesskab. Tænk gerne kurset sammen med noget socialt og hyggeligt, så flere motiveres til at dukke op.
Artiklen har bl.a. hentet inspiration fra:
- Bogen 'Kort & godt om SEKSUEL CHIKANE & METOO' af Ditte Darko.
- Samværsmateriale fra DUFs søsterorganisation i Norge - LNU.
