Online generalforsamlinger
12-06-2020
Skrevet afGuro Klausen
Denne artikel giver nogle konkrete råd til jer, der skal afholde en generalforsamling online, eller delvis online.
Inden I afholder en online generalforsamling, anbefaler DUF at I gør jer bekendt med vores opdaterede anbefalinger til generalforsamlinger.
Det er foreningens ansvar, at alle medlemmer, der ville have deltaget i en fysisk generalforsamling, også kan deltage i en online generalforsamling.
Hvordan indkalder man til online generalforsamling og sikrer gode demokratiske procedurer?
Ved indkaldelse til online generalforsamling er nedenstående forhold særligt vigtige for jeres forening og for bestyrelsens forberedelse af mødet:
- Ved indkaldelse til mødet angiver I tydeligt, hvilke procedurer der gør sig gældende for udtalelser, frister, dagsorden og stemmeafgivning
- I giver mulighed for, at medlemmerne kan debattere dagsordenens punkter på mødet
- I benytter et system, der gør det muligt at kontrollere stemmeafgivning, tilstedeværelse og gennemførsel af dagsordenens punkter, og som sikrer, at dirigenten har overblik over dette. I skal være særligt opmærksomme på at sikre en god procedure for skriftlige og hemmelige afstemninger.
- I skal så vidt muligt følge jeres forenings vedtægter for fysiske generalforsamlinger
- I skal sikre, at alle stemmeberettigede har adgang til det system, I anvender på generalforsamlingen og samtidig være opmærksom på, at ikke-stemmeberettigede personer ikke deltager.
Gode råd til online møder og generalforsamlinger
Generalforsamlingen er for mange et højdepunkt i foreningsåret, hvor man mødes med venner og andre frivillige på tværs af landet eller sit lokalområde om det, man er fælles om. Det kan dog være svært at skabe den samme begejstring og stemning online, så her er det en god idé at lave kreative indslag, hvor alle kan grine eller opleve fællesskabet gennem skærmen.
Vi har samlet nogle gode råd til online møder og generalforsamlinger.
- Digital mødekultur
Det er en god idé at lave regler for, hvordan mødet skal fungere online og gennemgå dem ved mødestart. Det kan fx være, at deltagere skal skrue deres lyd fra, når de ikke snakker, og at debatten skal finde sted fra ”talerstolen” (dvs. ikke i chatten). - Ordstyring
Det er en fordel, at I har en fælles måde at markere ”jeg vil have ordet”, og I får lavet en talerliste. Ligesom dirigenten til en fysisk generalforsamling kan læse op af talerlisten for at forberede de næste talere, er den et god idé at gøre det online – evt. publicere den i chat eller andet forum. Det kan være sværere at bede om ordet online, så læg pauser ind i mødet, hvor deltagerne har mulighed for at markere at de ønsker ordet. Det er en god ide at holde de samme grænser for taletid på indlæg og replikker, som I ville have, til en almindelig generalforsamling. Husk hele tiden at informere deltagerne om processen. ”Dette sker nu, og dette er plan B, hvis noget skulle gå galt.” På den måde er du som arrangør stillet stærkere hvis der bliver uenighed om processen bagefter. - Pauser
Videomøder kan være energikrævende at deltage på. Læg ind hyppigere pauser end normalt, og gerne med sjove indslag. Sang kan være udfordrende online, men fælles dans, digte, vittigheder og lege er muligt at gennemføre som energiboost undervejs. Et godt tip til dirigenten, er at bruge pauser til de processer der kan tage lang tid. - Deltagelse
Det er en god idé, at I på forhånd ved hvordan I vil håndtere tekniske problemer, der kan opstå undervejs, fx ved at oprette en hotline som deltagere kan ringe til, hvis der opstår problemer, og at have alternative måder at kunne afgive sin stemme, eller indlæg på, hvis teknikken (jeres program) svigter. Husk at også jeres plan B, skal leve op til jeres vedtægter.
Hvad er bestyrelsens ansvar?
Hvis I har udskudt jeres generalforsamlinger i denne ekstraordinær situation, så fortsætter den siddende bestyrelse indtil en ny er valgt på en generalforsamling. Den fungerende bestyrelse har en vigtig opgave med at kommunikere til medlemmerne samt at sikre foreningens fortsatte drift.
Det er DUFs anbefaling, at bestyrelsen udelukkende sikrer driften i den nuværende situation og ikke træffer nogen væsentlige beslutninger på foreningens vegne, indtil der kan afholdes generalforsamling. Bestyrelsens vigtigste opgaver er at håndtere økonomien, aflysninger og udskydelse af arrangementer, sekretariatet, myndighedernes anbefalinger og sikre tæt dialog med medlemmerne.
Hvilke digitale løsninger kan vi bruge?
Hvis I beslutter at afholde generalforsamling helt eller delvis online, er der flere digitale løsninger I kan tage i brug. DUF gennemførte i juni måned en undersøgelse blandt vores medlemsorganisationer, for at afdække behovet for at købe licenser til programmet NemGenralforsamling til vores medlemsorganisationer. Der var ikke tilstrækkelig interesse for løsningen, som er relativt dyr, så DUF kommer ikke til at investere i løsningen, men vil anbefale organisationer som skal holde online generalforsamling at tjekke ud, om løsningen passer til jeres brug.
Generelt vil I få brug for en platform til at kommunikere, med muligheder for lyd, billede og tekst. Zoom.us, Microsoft Teams og Google Hangouts Meet er alle billige løsninger. Muligheden for at dele skærm, lade flere deltagere præsentere, styre hvem der har mulighed til at tale, og tegne sig til talerlisten via chat, giver mulighed for at gennemføre et helt grundlæggende møde. Men med flere deltagere, vil det blive sværere at sørge for, at alle har lige mulighed for at blive hørt og følge med i mødet.
Når I skal gennemføre voteringer, vil der være risiko ved at kun basere sig på video eller chat, hvis der er flere end 10-20 deltagere. Zoom har en funktion for at række op en hånd som kan bruges, og i Teams er det muligt at gennemføre afstemninger ved hjælp af egne apper. En anden mulighed er at bruge surveytjenester som Google Skemaer, Microsoft Forms, Surveymonkey eller lignende. Til hemmelige afstemninger er I afhængige af at vide hvem der har besvaret, uden at koble svaret til person. Mere avancerede tjenester som Surveymonkey har denne muligheden for at anonymisere. En måde at sørge for optælling af stemmeberettigede, er at afkræve svar fra alle stemmeberettigerede (med mulighed for at afgive en blank stemme).
Et tip er at have en ekstra kanal til mødeledere (fx SMS) for deltagere som falder ud af mødet eller ikke kan afgive stemme. Det er også en god ide at gennemføre en test på forhånd, for at tjekke om jeres plan har huller.
