At håndtere en henvendelse om grænseoverskridende adfærd i organisationen handler først og fremmest om at sikre en tryg og retfærdig proces.
Overordnet har håndteringsprocessen tre dele:
- Vurdering af henvendelsen og om sagen skal politianmeldes
- Møder med de berørte parter for at få klarhed over, hvad der er sket
- Konklusion og beslutning i sagen, herunder om sagen skal have konsekvenser for den, henvendelsen drejer sig om
Nedenfor beskriver vi et forslag til processen trin for trin.
Organisationen bør i forvejen have taget stilling til hvem, der skal modtage og håndtere henvendelser, og hvem der kan træffe den endelige beslutning i en sag. Læs mere om hvilke overvejelser, I kan gøre jer i denne sammenhæng i artiklen her.
Generelle principper for håndtering
I håndteringen af henvendelser om krænkelser og grænseoverskridende adfærd, er der nogle centrale principper, som er vigtige at holde for øje i hele processen:
- Princippet om fortrolighed – der videregives ikke fortrolig information og der er stor opmærksomhed på anonymitet
- Princippet om habilitet – at være upartisk og ikke have personlige interesser i spil
- Princippet om kontradiktion – at den, der rettes mistanke imod, også bliver hørt i sagen
- Princippet om at tage vare på begge parter i sagen – at begge parter i sagen behandles respektfuldt, informeres løbende og evt. tilbydes ekstern hjælp afhængig af behov og sagens karakter
Opfølgning med de involverede
I hele sagsforløbet er det vigtigt, at de involverede parter ikke efterlades på sidelinjen uden information om hvad, der sker. De skal kunne føle sig trygge og velinformerede i hele forløbet. Det kan fx gøres ved at knytte en kontaktperson til hver af parterne, som har ansvar for den løbende dialog og for at følge op og spørge, hvordan de har det og informere dem om, hvad der sker undervejs i processen. Her kan parterne også til hver en tid henvende sig med spørgsmål eller andre behov.
Processen skridt for skridt
Det er ikke muligt at forberede sig på alle tænkelige scenarier og sager, som kan opstå. Det centrale at forberede og kommunikere er, hvordan en henvendelse håndteres og hvordan processen for at behandle henvendelsen ser ud. På den måde sikres tryghed for alle parter omkring, at sagens behandles på en god måde. I det følgende beskrives et forslag til en proces, som tager højde for de fleste typer af sager, der kan opstå.
Modtag henvendelsen
En henvendelse kan modtages skriftligt eller mundtligt, via e-mail, over telefonen eller ved et personligt møde. I håndteringen bør alle henvendelser tages alvorligt. Dette gælder uanset om den, som henvender sig, er anonym eller kendt, og uanset hvordan henvendelsen modtages.
Når du modtager en henvendelse, bør du først vurdere, om sagen er et anliggende for organisationen at håndtere. Det er derfor en god ide i forvejen at have talt igennem, hvilke sager, der falder inden for og uden for organisationens ansvar. Dette vil ofte være direkte eller indirekte beskrevet i samværspolitikken.
Her er nogle eksempler på henvendelser, som I kan drøfte og overveje ift. om de falder inden for eller uden for, hvad organisationen skal behandle:
- Et medlem er mistænkt for en krænkende handling mod et andet medlem
- Et medlem kan have udsat en person uden for organisation for en krænkende handling
- Et medlem kan have været udsat for en krænkelse udenfor organisationen
- Et medlem har nedgjort et andet medlem sprogligt, da de drak øl på en bar efter en foreningsaktivitet
- Et medlem har gentagne gange befamlet et andet medlem i forbindelse med, at de har set hinanden udenfor foreningens aktiviteter.
- Et medlem har udsat et andet medlem for nedgørende kommentarer i private beskeder på et socialt medie
- Et medlem har kommenteret på et opslag i foreningens facebookgruppe med personlig kritik og nedgørende sprog om afsenderen af opslaget
Indledende undersøgelse
Når man modtager en henvendelse om en oplevelse eller mistanke om grænseoverskridende adfærd, er det vigtigt at spørge ind til nogle få, men centrale fakta for at kunne vurdere, hvad der videre skal ske:
- Hvem er afsender af henvendelsen (hvis ikke vedkommende ønsker at være anonym)?
- Hvad handler henvendelsen om?
Det er for tidligt at spørge ind til alle detaljer, men det er nødvendigt at vide, om der er tale om en seksuel krænkelse, mobning, diskrimination, eller anden grænseoverskridende adfærd. - Hvem drejer henvendelsen sig om?
- Hvor og hvornår er hændelsen sket og i hvilken sammenhæng?
- Hvilke ønsker og forventninger har afsenderen af henvendelsen til den videre proces?
Oplys afsenderen af henvendelsen om, hvad der sker nu. Hvis du har brug for at involvere andre og fx kontakte jeres samværsansvarlige i landsorganisationen, så kan du bede om afsenderens godkendelse af dette. I bør også aftale, hvilke informationer du i så fald må videregive.
Når de overordnede fakta er på plads, er det vigtigt at vurdere, om henvendelsen skal eskaleres. Jeres samværspolitik vil beskrive, hvem man kan gå til med henvendelser, og hvad man skal gøre, hvis man selv modtager en henvendelse. Hvis der er tale om en grov krænkelse, anbefales det altid at involvere det nationale niveau, fx den øverstes ledelse eller et nationalt samværsudvalg, hvis I har sådan et.
Politianmeldelse?
Det er vigtigt at afklare hurtigst muligt, om der kan være tale om et brud på straffeloven. Her kan du rådføre dig hos politiet, DUF eller, hvis der er børn involveret, hos kommunen barnet bor i. I alle tilfælde kan du søge sparring anonymt og få støtte til, hvad der videre skal ske. Hvis konklusionen er, at der kan være sket et lovbrud, kan sagen politianmeldes.
I de fleste sager, hvor konklusionen er, at der har fundet et lovbrud sted, vil den forurettede få lov at bestemme, om sagen skal politianmeldes.
Hvis sagen politianmeldes, vil politiet kunne rådgive jer om, hvordan I skal forhold jer imens sagen undersøges og i det videre forløb. I vil sandsynligvis blive mødt med beskeden om, at I skal afholde jer fra at kontakte den mistænkte, indtil politiet har haft mulighed for at tale med ham/hende, så I ikke uforvarende kommer til at forstyrre politiets arbejde. Herefter vil I sædvanligvis kunne tage kontakt og fx aftale midlertidig orlov fra foreningsarbejdet, mens sagen kører.
Suspendering af den mistænkte
Et medlem, som bliver anklaget eller anmeldt for alvorlige krænkelser eller overgreb, bør blive suspenderet fra tillidshverv og opgaver, indtil sagen er afklaret både med politi, retsinstans og i organisationen. Suspendering kan også ske ved anklager om grove hændelser, som er sket udenfor organisationen. Suspendering er ikke en disciplinær reaktion eller sanktion, men en midlertidig fratrædelse, som sker når der er tale om grove brud på organisationens samværspolitik eller straffeloven.
Det er sædvanligvis det organ/de personer, der er ansvarlige for organisationens behandling af sagen, der har mandat til at suspendere. Suspenderingen fastholdes indtil sagen er helt færdigbehandlet og der er truffet beslutning om udfaldet også internt i organisationen, herunder evt. sanktionering.
Hvis den anklagede fortsætter i foreningen imens sagen behandles i organisationen, er det vigtigt at I overvejer om og hvordan dette kan foregå på en måde, som er tryg for både den anklagede, den, der har været udsat for hændelsen samt eventuelle vidner og andre berørte. Det vil ofte være i alles interesse at sætte pause på foreningsengagementet mens sagen behandles.
Undersøgelse – møder med parter og vidner
Hvis sagen ikke politianmeldes, men der fortsat er tale om uønsket adfærd i jeres organisation jf. jeres samværspolitik, så bør I viderebehandle sagen internt. Denne videre proces beskrives i de følgende trin.
Den interne undersøgelse har til formål at få klarlagt hvad, der præcis er sket med henblik på at kunne nå frem til en vurdering og en konklusion. Det kan anbefales at arbejde med en tidslinje for at få beskrevet hændelsesforløbet – også selvom der kan være tale om få timer. For at kunne dette, er der brug for, at I taler med de involverede personer og eventuelle vidner. Det kan være svære samtaler at tage, men de er nødvendige for at sikre en ordentlig behandling af sagen. DUF arbejder på en artikel, som specifikt giver råd til, hvordan samtalerne kan gribes an på en god måde.
Ud fra samtalerne kan I kortlægge sagens indhold og selve hændelsesforløbet. Husk også at indsamle relevant dokumentation, hvis der fx foreligger screen shots af sms’er, billeder, mails eller lignende.
Dokumentation
Det er vigtigt at sikre god dokumentation for såvel indhold som proces i behandlingen af sagen. Det understøtter den gode sagsbehandling og sikrer, at der er klarhed over forløbet, hvis sagen fx ankes eller der efterfølgende kommer spørgsmål til processen. Dokumentationen kan fx bygges op som en tidslinje eller log, hvor korrespondancer, møder og beslutninger dokumenteres, samt ved at føre referat af alle samtaler og møder.
Konklusion, indstilling og beslutning
Efter at samtalerne er gennemført og opsummeret, og relevant dokumentation er indsamlet, vil gruppen, som håndterer henvendelsen konkludere og indstille resultatet til beslutning. Indstillingen bør vise hvad, der er konklusionen på sagen og hvad, der er grundlaget for konklusionen samt en anbefaling om eventuelle reaktioner og sanktioner. Dette kan være alt fra skriftlig advarsel om at ændre adfærd til eksklusion og fratagelse af medlemskab.
Beslutningen bør træffes i det organ, som har beslutningsmyndighed på samværsområdet – ofte den øverste ledelse eller forretningsudvalg (se evt. overvejelser om, hvor beslutningskompetencen placeres i artiklen her. Når gruppen, som håndterer henvendelsen, også kommer med en indstilling, kan den politiske myndighed i de fleste tilfælde behandle sagen anonymt – altså uden at kende til personlige oplysninger om dem, der er involveret i sagen.
Efterbehandling
Også efter sagens afslutning er det vigtigt at følge op på de berørte parter. Det kan fx være en opgave, som tildeles den kontaktperson, som har fulgt den enkelte person i forløbet, eller det kan være en opgave for en anden tillidsvalgt. Denne opfølgning handler grundlæggende om at vise interesse, spørge ind til hvordan det går, og fx være særligt opmærksom og støttende, når vedkommende igen deltager i arrangementer.
Derudover er det relevant at se på, om sagen har synliggjort områder, hvor enten jeres samværspolitik eller procedure for behandling af sagen kan blive skarpere. Måske giver det anledning til revision af samværspolitikken eller til at vigtige pointer noteres og medtages næste gang samværspolitikken behandles.
Der kan også være særskilt behov for at følge op i den lokalforening eller gruppe, hvor hændelsen har fundet sted. Måske er der brug for at tale samvær, trivsel og tryghed generelt ved fx at have en dialog om, hvordan den gode kultur ser ud netop hos dem. I kan finde inspiration til dette arbejde i DUFs artikel her.
Opbevaring af data
Efter at sagen er færdighåndteret er det vigtigt at organisationen tager en beslutning om, hvordan og hvor længe information og dokumentation skal opbevares. Opbevaring af både digital og fysisk dokumentation bør være sikker og følge gældende regler for GDPR.
Hvor længe dokumentationen skal opbevares kan variere. Det er i udgangspunktet tilladt for organisationen at opbevare fortrolig information om sagen, fordi det er kritiske information for organisationens virke, men kun så længe man vurderer, at det er relevant. Antallet af mennesker med kendskab til sagen skal holdes til et minimum, men det vil ofte være relevant at overdrage information om sager til fx en ny formand eller nyt samværsudvalg. Dette for bl.a. at sikre at et bortvist medlem ikke bare kan melde sig ind igen efter et skift i ledelsen.
Nogle af de hensyn, man kan overveje er, at sager kan dukke op mange år senere, og så er det vanskeligt at gøre rede for, hvad der er sket, hvis dokumentationen er slettet. Derudover kan der komme nye sager om samme person, hvor det er vigtigt at kunne se flere sager under et. Dette gælder især i sager, hvor den, der har henvendt sig, ikke har ønsket at gå videre med sagen. Det vil ikke være vigtigt at gemme en sag i mere end 5 år, medmindre der sker flere eller nye ting, som gør det nødvendigt.
